Naar aanleiding van het onderzoek naar de management- en organisatiecultuur van het NFI, is op 8 mei 2017 het onderzoeksrapport Samen bouwen aan de toekomst van het NFI gepubliceerd. Aanleiding voor het onderzoek waren de interne spanningen tussen de medewerkers en de directie. Die spanningen waren onder meer het gevolg van bezuinigingen en de daaruit voortvloeiende reorganisatie. Uit het rapport komt een veranderagenda voort met aanbevelingen van de onderzoekers om de problematiek aan te pakken. Voor dat laatste is Peter van den Elzen 6 juni 2017 aangesteld als algemeen interim-directeur.

Waarom is juist Peter van den Elzen gevraagd voor deze functie? “Ik heb in mijn leven diverse dingen gedaan voor verschillende organisaties. Dit waren voornamelijk  werkzaamheden die te maken hadden met wetenschappelijk onderzoek”, aldus Peter van den Elzen. Zo was hij onder meer bestuurder bij een academisch centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie en werkte hij voor de raden van Bestuur van het AMC, VUmc, de UvA, HvA en de VU.

Het onderzoeksrapport beschrijft de situatie binnen het NFI als ‘ernstig’. De onderlinge samenwerking verloopt stroef. Er is sprake van weinig  vertrouwen en de communicatie is beperkt en soms zelfs vijandig. En de leiderschapsstijl heeft er de afgelopen jaren voor gezorgd dat medewerkers grote afstand voelen tot hun leidinggevende. Ze voelden zich niet gesteund en de aansturing was ‘strak en formeel’.

"Ik vertel mensen niet wat ze moeten doen, maar ga de dialoog aan"

Leiderschap en arbeidsrelaties

“Ik wilde eerst helder krijgen wat de verwachtingen waren, wat de betrokkenen precies met het rapport wilden bereiken en hoe. Er werd gesproken over leiderschap en over welk type leiderschap hebben we het dan? Bij Apple is totaal ander leiderschap nodig dan bij een ministerie. Er zou ook één en ander schorten aan de arbeidsrelaties en het NFI miste een missie en een visie. Het ging dus over uiteenlopende kwesties Daarop ben ik met de medewerkers zelf gaan praten. Ik heb alle teams bezocht en constateerde wat het probleem was. We hadden niet scherp  wie onze opdrachtgevers zijn.”

Ook zegt Van den Elzen: “De relatie tussen de mensen die in het primaire proces zaten en tussen de ondersteunende diensten, was zwak. Als zaken niet functioneren kan het te maken hebben met de medewerkers die het werk doen maar ook met de aansturing van de afdeling. In beide gevallen kan dit uiteindelijk leiden tot onderlinge irritaties op de werkvloer maar we spraken dat niet of onvoldoende naar elkaar uit. Op termijn creëer je zo vanzelf dysfunctionele arbeidsrelaties met allerlei nadelige effecten.”

Volgens Van den Elzen is het logisch dat er slechte arbeidsrelaties zijn ontstaan. “We hebben hier 550 mensen werken in kleine teams en op allemaal aparte afdelingen. Dan is er te weinig synergie en samenwerking, dat moet anders.”

Nieuw perspectief

Samen met ruim negentig medewerkers werd een breedgedragen missie en visie opgesteld. “Als je dat samen doet, krijg je veel meer verbinding. Mensen raakten met elkaar in gesprek en kwamen erachter dat die onbekende collega’s helemaal niet zo ontoegankelijk of lastig waren als ze misschien dachten. Door mensen met elkaar in contact te brengen en samen aan de toekomst te laten werken, wil ik perspectief  creëren.’’ 

Net een huwelijk

Maar om perspectief te creëren, is een leider nodig die de medewerkers van het NFI op de goede weg helpt. “Mijn stijl van leiding geven is die van situationeel leiderschap: ik kijk naar de situatie en handel naar wat er op dat moment nodig is. Uitzonderingen natuurlijk daargelaten, vertel ik mensen niet wat ze moeten doen, maar ga ik de dialoog aan en stimuleer ik persoonlijk leiderschap.

Ik kijk vooral naar wat nodig is om datgene te bereiken waar we samen voor aan de lat staan. Op sommige plekken binnen het NFI is leiderschap de laatste jaren tekortgeschoten. Binnen een paar teams waren grote problemen en dat zagen de teams zelf ook in. Daar is niet op het juiste moment ingegrepen. Eigenlijk is het net een huwelijk: als het samen niet meer gaat, dan komt er vanzelf een punt dat één van de twee in beweging moet komen.”

Verantwoordelijkheid en vertrouwen

De komst van Van den Elzen in 2017 zet al snel de eerste veranderingen in gang. Veel mensen die bij het NFI werken, doen dat al heel lang. Voor sommigen is het zelfs hun eerste baan. Medewerkers realiseren zich goed hoe belangrijk de ingezette veranderingen zijn voor de strafrechtketen. Tijdens zijn eerste toespraak kondigde Van den Elzen aan dat de medewerkers degenen zijn die met het strategietraject aan de slag moesten. En dat hij daarbij zou ondersteunen.

"Mijn bijdrage bestond in de eerste plaats vooral uit luisteren naar medewerkers en ketenpartners. Vervolgens hebben we een proces neergezet waardoor medewerkers, vanuit verantwoordelijkheid en vertrouwen, het zélf kunnen doen. NFI’ers zijn ontzettend gedreven en gemotiveerd, dus ook in het realiseren van de veranderingen. Deze enorme betrokkenheid en deskundigheid is een van mijn belangrijkste drijfveren. Het is een van de redenen dat ik elke dag opnieuw vol energie een essentieel verschil kan en wíl maken voor het NFI.”