Tekst Maran Dekker
Foto Menno Groenewegen

Het NFI stelt in mei 2018 twee kwartiermakers aan voor een periode van een jaar. Ze krijgen de opdracht om de samenwerking in de keten te verbeteren op het gebied van zaakonderzoek, innovatie en kennisuitwisseling. Dit uiteraard in nauwe samenwerking met interne collega’s én met de ketenpartners. Jerien Koopman, kwartiermaker Zaakonderzoek, en Gerard Stor, kwartiermaker Innovatie & Kennisuitwisseling, blikken na één jaar terug. Wat leverde het kwartiermakerschap op? En hoe gaan we nu verder?

Eerst nog even terug naar de aanleiding; het ‘cultuurrapport’ dat voorjaar 2017 is verschenen. Een confronterend rapport waarin de ketenpartners het NFI schetsten als een in zichzelf gekeerd instituut. Zaakonderzoek, innovatie en kennisuitwisseling sloten onvoldoende aan op de behoefte van de keten. Het NFI heeft daarop besloten om de eigen cultuur aan te pakken en om (met een grote vertegenwoordiging uit de organisatie en met input van ketenpartners) een nieuwe missie, visie en strategie te formuleren. Kernwoorden: vraagsturing, vraagsturing, vraagsturing. Dat betekent niet ‘u vraagt, wij draaien’ maar dat leveren wat echt nodig is om de ketenpartners verder te helpen en de juiste onderzoeksvraag te beantwoorden. Uiteraard zo efficiënt mogelijk. Dit vereist natuurlijk een warme band met de ketenpartners, elkaar goed kennen, weten wat er speelt aan de ene kant en wat de mogelijkheden zijn. Aan de twee kwartiermakers de taak om de noodzakelijke veranderingen te stimuleren. 

Over de OSS

OSS staat voor One Stop Shop. Sinds 2017 worden de OSS-gelden (eerst  twee miljoen euro per jaar, 5,2 miljoen euro voor 2019) door de overheid beschikbaar gesteld. Hiermee kan onderzoek worden ingekocht bij andere aanbieders dan het NFI. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de limiet is bereikt van het aantal producten dat OM en politie af kunnen nemen (een afspraak die jaarlijks wordt gemaakt), als een onderzoek sneller moet worden uitgevoerd dan het NFI op dat moment kan, als er een contra-onderzoek nodig is of als er gevraagd wordt om een specialisme dat het NFI niet heeft. Het NFI beheert het budget. Dit omvat met name de borging van de rechtmatigheid van de inkoop en wetenschappelijke kwaliteit. Het OM is verantwoordelijk voor de keuzes in de besteding van dit budget (spreiding over het jaar, politie-eenheden en producten) en wordt daarbij door het NFI ondersteund.

 

Zaakonderzoek: focus op DNA

“De belangrijkste stap binnen het zaakonderzoek in het afgelopen jaar is dat we samen met de ketenpartners het grootste knelpunt hebben gedefinieerd”, aldus kwartiermaker Jerien Koopman. “Iedereen was het erover eens dat dat ging om de snelheid en capaciteit van DNA-onderzoek. Onder meer in het Klantenplatform gaven OM en politie aan dat levertijden te wensen overlieten en de capaciteit onvoldoende was. De OSS-gelden (zie kader) waren al vroeg in het jaar op en kleinere onderzoeksgebieden kregen minder aanvragen. Inmiddels zijn er flinke stappen gezet. Een tastbaar resultaat is het beter inzetten van de DNA-maatwerkcapaciteit, maar nog veel belangrijker is de verbeterde samenwerking zowel in- als extern. Het NFI is lange tijd als enige eigenaar van het probleem beschouwd, maar we zijn helemaal niet in staat om dit als NFI alleen op te lossen. Het vergt echt inspanning van de hele keten om duurzaam de snelheid en capaciteit te verhogen.  Goed om te constateren dat alle spelers daar nu van doordrongen zijn.”

Innovatie en kennisuitwisseling

In het afgelopen jaar is een door de hele keten gedeeld beeld ontstaan van waar we naartoe willen met innovatie (R&D). Kwartiermaker Gerard Stor: “Deze inzichten zijn ontstaan tijdens vele gesprekken met NFI-ers en ketenpartners en zijn recent geaccordeerd in de stuurgroep Keteninnovatie. De gezamenlijke keteninnovatie zal zich specifiek richten op innovatie van pd-onderzoek (bijvoorbeeld door inzet van mobiele technologie) en op een beter gebruik van de in de keten beschikbare data. Wat betreft dit laatste kun je denken aan ontwikkeling van (referentie)databestanden, beslisondersteunende systemen en kunstmatige intelligentie."

Op het gebied van kennisontwikkeling is onlangs een stuurgroep van start gegaan, die in kaart brengt wat de uitdagingen zijn op het gebied van kennisuitwisseling in de keten. Zo zal vanuit de politie in de komende jaren een grote vraag naar opleidingen komen omdat de ‘oude garde’ met pensioen gaat en wordt opgevolgd door een nieuwe. "Verder zullen de opleidingsvormen veranderen van klassikaal naar ‘blended learning’, waarbij verschillende vormen van leren worden aangeboden die afwisselend worden ingezet, maar ook een nog op te bouwen digitaal kennisplatform", laat Stor weten.

Jerien Koopman (kwartiermaker Zaakonderzoek) en Gerard Stor (kwartiermaker Innovatie & Kennisuitwisseling)

Het vervolg

Nu de gezamenlijke behoeften in beeld zijn gebracht, is het natuurlijk zaak dat dit een gevolg krijgt.  Een impuls aan de innovatie wordt onder meer gegeven door de aanstelling van een directeur wetenschap en technologie, afgelopen najaar. Verder zullen de stuurgroepen Keteninnovatie en Kennisontwikkeling een aanjagende en stimulerende rol blijven spelen in de ketensamenwerking op deze onderwerpen.


Het verder verbeteren van het zaakonderzoek is ondergebracht in projecten die worden uitgevoerd door de afdelingen die daar verantwoordelijk voor zijn. Naast het DNA-onderzoek, gaat het onder meer om project Voorportaal (gericht op verbeterd klantcontact) en de verbeterde inrichting OSS. Koopman: “Wat daarbij zeker helpt is de ‘visie op forensisch onderzoek’ van minister Grapperhaus. Deze ligt mooi in lijn met wat we zelf hebben geconstateerd en willen bereiken. Er staat onder meer in dat ‘processen, budgetten en IT-systemen in de keten op elkaar worden aangepast om meer effectiviteit te bereiken. Een ketenbreed team dat de inrichting van de werkprocessen en de ondersteunende ICT in kaart brengt, is inmiddels van start gegaan.”

“Belangrijk is dat we de ingeslagen weg voortzetten en elkaar als ketenpartners blijven opzoeken. De fysieke nabijheid in de keten is een belangrijke succesfactor"

Nabijheid en samen veranderen

Stor: “Belangrijk is dat we de ingeslagen weg voortzetten en elkaar als ketenpartners blijven opzoeken. De fysieke nabijheid in de keten is een belangrijke succesfactor. Je moet bij elkaar naar binnen kunnen lopen, de relatie onderhouden. Niet alleen voor zaakonderzoek, maar ook voor kennisuitwisseling en innovatie. In het verleden was die nauwe samenwerking voor met name zaakonderzoek georganiseerd via de FSO’s (Forensische Samenwerking in de Opsporing). Ik zeg niet dat we één-op-één daarnaar terug moeten maar het idee van bij elkaar in huis zitten, werkt wel.”

Koopman vult aan: "We hebben bij het NFI en in de keten een gezamenlijke visie, de basis is er. Nu moeten we dit uitwerken in de praktijk en samen doen wat nodig is. Het blijkt best een uitdaging om te veranderen. Dit wordt mede bemoeilijkt door huidige structuren, regels en afspraken. Die afspraken zijn destijds gemaakt omdat ze een doel hadden. Productcodes zijn bijvoorbeeld ontstaan in een tijd waar we te weinig  afspraken maakten over onze productie en meer houvast wenselijk was. Maar nu blijkt het bijeffect te zijn dat de echte onderzoeksvraag niet meer duidelijk gesteld wordt."

We staan volgens de kwartiermakers nu voor de uitdaging om werkwijzen los te laten als ze niet meer van toegevoegde waarde zijn. "Dat vraagt lef om nieuwe dingen te proberen en te vertrouwen in elkaar en in onze gemeenschappelijke visie. Daar hebben we wat ons betreft in het afgelopen jaar mooie stappen in gezet."